Privacy statement

22 mei 2018

Congres Frans verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Congres Frans.

WAT ZIJN PERSOONSGEGEVENS?

Er zijn meerdere gegevens die iets over u zeggen. Bijvoorbeeld uw naam, adres, e-mailadres, geboortedatum en uw werkgever.  Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Personen die over deze persoonsgegevens beschikken, moeten hier zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

VAN WIE VERWERKT CONGRES FRANS PERSOONSGEGEVENS?

Congres Frans verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. 
Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van: 
•    deelnemers aan het Congres Frans, 
•    sprekers en inleiders bij het Congres Frans, 
•    sponsoren en andere stakeholders van belang voor de organisatie van het Congres Frans. 
•    personen die interesse tonen in deelname of reeds hebben deelgenomen in het Congres Frans
•    personen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING VAN MIJN PERSOONSGEGEVENS?

De organisatie(s) waarvan u lid bent of waar u een relatie mee heeft, verwerken uw persoonsgegevens. Zelf kunt u dit ook, nadat u  bent geregistreerd. 
Zo zal in geval van een deelnemer de administratie van Congres Frans zorg moeten dragen voor de juiste registratie.
Alle organisatieonderdelen van Congres Frans verwerken persoonsgegevens in de beveiligde database op de server van de host KeurigOnline, de administratieve applicatie van Congres Frans en de daaraan gerelateerde applicaties zoals Microsoft Excel en Access.

WAARVOOR VERWERKT CONGRES FRANS PERSOONSGEGEVENS?

Als u wenst deel te nemen aan het Congres Frans of een andere relatie met ons aan wenst te gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van uw gegevens kunnen we u op de juiste wijze inschrijven als deelnemer. Als u eenmaal lid of relatie van Congres Frans bent, dan willen we u goed van dienst zijn. Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden en u te informeren over zaken die te maken hebben met uw deelname, maar ook als u een vraag stelt, verwerken wij uw gegevens om u zo goed mogelijk te kunnen helpen. 
Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuwe activiteit van het Congres Frans. 

Wilt u niet benaderd worden door een bepaald organisatieonderdeel? Dan kunt u dit aangeven door onderaan de betreffende mail op ‘uitschrijven’ te klikken. 

Tot slot zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken. Bijvoorbeeld ter ondersteuning van administratieve processen rondom de financiën van het Congres Frans, statistische analyses enzovoorts.

VERWERKT CONGRES FRANS OOK BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. Congres Frans vraagt noch verwerkt dit soort gegevens.

Congres Frans controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door andere organisatieonderdelen .

HOE GAAT CONGRES FRANS MET MIJN PERSOONSGEGEVENS OM?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik voor het Congres Frans of het doel waarvoor zij zijn, verwerkt. 

WIE KAN ER BIJ MIJN PERSOONSGEGEVENS?

U kunt uiteraard zelf bij uw persoonsgegevens. Door in te loggen in www.congresfrans.nl met uw Congres Frans-account kunt u gegevens met betrekking tot uw deelname aan of relatie met Congres Frans, terugvinden en bewerken. 

Tijdens het Congres Frans verstrekken wij u een deelnemerslijst met daarop uw naam, de naam van de school of instelling waar u werkzaam bent en de plaats van deze school. 
Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder kan uw gegevens – net als uzelf – muteren.  
Binnen de bovenliggende organisatieonderdelen (bijvoorbeeld de Stichting Frans in Nederland en Levende Talen) kunnen uw persoonsgegevens alleen worden geraadpleegd door medewerkers of vrijwilligers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben.

UITWISSELING VAN PERSOONSGEGEVENS MET DE STICHTING FRANS IN NEDERLAND EN LEVENDE TALEN

Willen wij gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor ze oorspronkelijk verwerkt waren? Dan kunnen wij dat alleen wanneer er tussen beide doelen een nauwe verwantschap bestaat. Bijvoorbeeld als u zich inschrijft als (nieuw) lid van Levende Talen teneinde gebruik te kunnen maken van de voordelen, en daarvoor contactgegevens direct uit de deelnemersadministratie worden opgehaald. 
Congres Frans kan en mag geen gegevens uitwisselen met andere externe partijen. 

HOE LANG WORDEN UW GEGEVENS BEWAARD?

Gegevens gerelateerd aan uw deelname worden in beperkte vorm na afloop van het Congres Frans bewaard om statistische informatie zoals deelnemersaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor de groep met deze informatie mogelijk oud-deelnemers te informeren over een nieuw congres. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

WELKE REGELS GELDEN BIJ DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS?

Bij de verwerking van persoonsgegevens is Congres Frans gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

KAN IK ZIEN WELKE GEGEVENS CONGRES FRANS VAN MIJ VERWERKT?

Door in te loggen in www.congresfrans.nl met uw Congres Frans-account kunt u uw gegevens met betrekking tot uw deelname of relatie met het Congres Frans, terugvinden en bewerken.

WAAR KAN IK TERECHT MET EEN VRAAG OF KLACHT?

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Congres Frans kunt u allereerst 
contact opnemen met Congres Frans via info@congresfrans.nl
Mocht uw klacht niet naar tevredenheid zijn afgehandeld, dan kunt u terecht bij de klachtencommissie via reclamation@congresfrans.nl.

OPT-OUT

Om het gebruik van Congres Frans zo makkelijk mogelijk te maken, kan Congres Frans u (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van uw inschrijving voor het Congres of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om u voor deze serviceberichten uit te schrijven. Congres Frans beschouwt deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring. 
Voor overige berichten is het mogelijk u bij iedere e-mail af te melden voor het ontvangen van berichten over het betreffende onderwerp of van de betreffende organisatie door te antwoorden op de e-mail. 
Indien u geen prijs stelt op informatie over het Congres Frans, of anderszins bezwaar hebt tegen gebruik van uw gegevens, kunt u dit aan ons doorgeven via info@congresfrans.nl.

WIJZIGINGEN PRIVACYBELEID

Congres Frans behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid voor uw inschrijving als deelnemer te raadplegen, zodat u van de wijzigingen op de hoogte bent. U kunt dit privacybeleid zelf opslaan of raadplegen via https://congresfrans.nl/privacy-statement

Ons volledige Privacybeleid kunt u hier nalezen.

X